Intervista di Stefano De Carlo: “Se dici ‘non ho tempo’, è il momento di automatizzare il tuo business: ecco come fare”

Quante volte vi siete detti: non ho abbastanza tempo? Non posso dedicarmi a un hobby! Ho troppo lavoro da fare? La gestione del tempo è molto importante per gli imprenditori, soprattutto se non si vuole che tutto il tempo a propria disposizione sia dedicato solo al lavoro. Oggi abbiamo il piacere di condividere con voi l’intervista che ci ha concesso Stefano De Carlo, fondatore di AutomatiKing, un’azienda che ha fatto dell’automazione e della libertà di gestire al meglio il proprio tempo la sua mission.

La sua storia inizia da un problema che accomuna molti: lavorare senza sosta, con l’illusione che il successo sia direttamente proporzionale alle ore di lavoro. Ma cosa succede quando il business diventa una prigione? Come si può trasformare un’azienda in una macchina che lavora per noi, invece che il contrario? Stefano De Carlo ha trovato la risposta nell’automazione e ha deciso di condividerla con gli altri, creando un sistema che permette agli imprenditori di riprendersi tempo, energia e qualità di vita.

Seguiteci in questa interessante ed esclusiva intervista!

1. Ciao Stefano, grazie per averci concesso questa intervista. Potresti parlarci di come nasce AutomatiKing e come mai avete scelto di specializzarvi nel settore dell’automazione?

«Guarda, AutomatiKing è nata da una frustrazione personale che probabilmente condivido con il 99% degli imprenditori italiani: lavoravo troppo e vivevo troppo poco.

A 32 anni avevo un business solido, clienti che mi adoravano, un conto in banca florido… e zero vita. Letteralmente zero. Lavoravo 14 ore al giorno, anche nei weekend, e quando finalmente avevo tempo libero ero così esausto che mi limitavo a vegetare davanti alla TV. La gastrite cronica era diventata la mia fedele compagna.

Un giorno mi sono guardato allo specchio e mi sono chiesto: “Che senso ha tutto questo?” Stavo sacrificando la mia vita per guadagnare soldi che non avevo né il tempo né l’energia di spendere. Nessuno vuole essere il più ricco del cimitero, no?

Ho iniziato allora ad automatizzare i miei processi. Un pezzo alla volta, ho trasformato il mio business da una macchina che divorava la mia vita a una che lavorava per me. Il risultato? Oltre al business che gira anche senza di me, ho conquistato la libertà di vivere dove voglio (oggi sono alle Canarie) e, soprattutto, godermi la vita. O quantomeno provarci.

AutomatiKing è nata per condividere questo sistema con altri imprenditori intrappolati nello stesso circolo vizioso. Riassumendo: non mi occupo di automazioni, ma di dare alle persone la possibilità di riprendersi la propria vita».

2. Le aziende oggi hanno bisogno di un approccio sempre più improntato all’efficienza dei processi sia decisionali sia produttivi. Dalla tua esperienza puoi dirci quali sono i primi segnali che indicano che un business ha bisogno di integrare un processo di automazione?

«I segnali? Sono talmente evidenti che fa quasi male ignorarli. Se ti ritrovi a dire frasi come “non ho tempo”, “devo fare tutto io” o “nessuno lo fa bene come me”, congratulazioni: sei candidato perfetto per l’automazione!

Ma seriamente, ecco i 5 campanelli d’allarme che urlano “automatizza o muori”:

Primo: passi più tempo a gestire il tuo business che a farlo crescere. Sei intrappolato in attività ripetitive che ti rubano ore preziose ogni giorno.

Secondo: hai un’e-mail che ti terrorizza aprire perché sai che contiene centinaia di messaggi a cui dovresti rispondere “appena possibile”, cioè mai.

Terzo: non riesci a scalare. I tuoi ricavi sono direttamente proporzionali alle ore che lavori, e hai già raggiunto il limite biologico di ore che puoi stare sveglio.

Quarto: la tua vita personale è un disastro. Relazioni in crisi, salute compromessa, hobbies dimenticati.

Quinto: hai l’impressione che il tuo business ti possieda, invece che il contrario.

Se ti riconosci in almeno 3 di questi punti, non hai bisogno di automazione. Ne hai un bisogno DISPERATO».

3. Puoi parlarci di quali sono le principali problematiche lamentate dagli imprenditori che scelgono di affidarsi a voi e quali le soluzioni che generalmente apprezzano maggiormente in termini di automazione?

«La lamentela numero uno? “Non ho tempo”. Gli imprenditori e i professionisti stanno letteralmente annegando in un mare di incombenze quotidiane. E-mail da gestire, appuntamenti da fissare, fatture da emettere, scadenze da rispettare, post sui social da pubblicare…

Un altro classico è “non riesco a scalare”. Hanno un’attività che funziona, ma che richiede la loro presenza costante. Se non lavorano, non guadagnano. E questo significa zero vacanze, zero malattie, zero vita.

Le soluzioni che apprezzano di più? L’automazione del processo di acquisizione clienti è sicuramente la star. Un funnel ben costruito che attira, qualifica e converte i lead in automatico è come avere un esercito di venditori che lavorano 24/7 senza stipendio né lamentele.

Subito dopo vengono e-mail marketing automation, CRM automation, chatbot AI e sistemi di prenotazione appuntamenti che non richiedono 15 e-mail di coordinamento. Ma la cosa che veramente fa brillare gli occhi ai miei clienti è quando capiscono che possono finalmente andare in vacanza senza che il loro business crolli».

4. L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando il mondo del lavoro. In che modo AutomatiKing integra l’IA nei suoi sistemi per rendere il business più efficiente?

«L’intelligenza artificiale è come il fuoco: può cucinare il tuo pranzo o bruciare la tua casa. Tutto dipende da come la usi. In AutomatiKing abbiamo scelto di vedere l’IA non come un sostituto dell’intelligenza umana, ma come un amplificatore. Non vogliamo che faccia il lavoro al posto tuo, ma che ti permetta di fare un lavoro 10 volte migliore in metà del tempo.

Integriamo l’IA in tre aree chiave:

Primo, nell’analisi predittiva. I nostri sistemi imparano dai dati dei tuoi clienti, identificano pattern che l’occhio umano non vedrebbe mai e ti suggeriscono azioni concrete per migliorare conversioni e fidelizzazione.

Secondo, nell’automatizzazione dei contenuti. L’IA ci aiuta a creare e personalizzare contenuti su scala, permettendoti di comunicare in modo rilevante con migliaia di persone contemporaneamente.

Terzo, nell’ottimizzazione dei processi decisionali. L’IA analizza le performance dei tuoi funnel e suggerisce modifiche, testando continuamente variazioni per migliorare i risultati.

Ma attenzione: l’ultima parola la dai sempre tu. L’IA propone, l’umano dispone. È questa combinazione che crea la vera magia».

5. L’automazione è per tutti? Spesso si pensa che l’automazione sia accessibile solo a grandi aziende con risorse tecnologiche avanzate. In che modo invece, questo strumento è alla portata di tutti dalle grandi aziende, ai freelance e PMI?

«Pensare che l’automazione sia solo per le grandi aziende è come credere che solo i ricchi possano investire. È esattamente il contrario: non puoi permetterti di NON automatizzare.

Le grandi aziende possono permettersi inefficienze perché hanno margini enormi. Un libero professionista o una PMI no. Ogni minuto sprecato, ogni cliente perso, ogni opportunità mancata ha un impatto diretto sul tuo conto in banca e sulla tua qualità di vita.

L’automazione oggi è democratizzata. Con poche centinaia di euro al mese puoi accedere a strumenti che fino a 10 anni fa costavano centinaia di migliaia di euro. E molti di questi hanno versioni gratuite o a basso costo per iniziare.

Pensa al piccolo studio professionale che automatizza le prenotazioni degli appuntamenti e la qualificazione dei lead. Zero segretaria, zero telefonate interminabili, zero email di coordinamento. Solo clienti già qualificati che arrivano con appuntamenti già fissati.

O al freelance che automatizza l’invio di preventivi personalizzati, contratti e fatture. Ore di lavoro amministrativo risparmiate ogni settimana.

Ne parliamo ogni settimana sul nostro canale YouTube: strumenti, strategie e figate per vendere di più senza stress. Dai un’occhiata e scopri quanto sia accessibile iniziare ad automatizzare il tuo business, che tu sia un freelance o una PMI».

6. Oltre al recupero di tempo, che impatto concreto ha l’automazione sui ricavi e sulla scalabilità di un’azienda?

«Enorme. E non sto esagerando, visto quanto emerso finora. Prima di tutto, l’automazione elimina le inefficienze e le perdite. Quel cliente che non hai richiamato, quell’email a cui hai risposto in ritardo, quel follow-up che hai dimenticato di fare… sono tutti soldi che escono dalla tua tasca. L’automazione chiude questi buchi.

Poi c’è la scalabilità. Senza automazione, la tua capacità di generare ricavi è direttamente proporzionale al tuo tempo. Hai 24 ore al giorno? Puoi generare X euro. Con l’automazione, questa equazione si rompe. Puoi servire 10, 100, 1.000 clienti contemporaneamente senza aumentare proporzionalmente il tuo carico di lavoro.

Ma il vero game-changer è la possibilità di massimizzare il valore di ogni cliente. Un funnel ben costruito non si limita a convertire, ma crea opportunità di upsell, cross-sell e fidelizzazione che la maggior parte degli imprenditori si lascia sfuggire.

Ti faccio un esempio concreto: un mio cliente (studio professionale), ha aumentato il fatturato del 47% in 6 mesi senza acquisire un solo cliente nuovo. Semplicemente ottimizzando il percorso dei clienti esistenti e automatizzando la proposta di servizi aggiuntivi nei momenti giusti. L’automazione NON è un costo, è un investimento. E difficilmente troverai un investimento con un ROI così alto nel tuo business».

7. Con il 64% degli autonomi che soffre di burnout e il 63% delle aziende che supera i concorrenti grazie all’automazione, perché credi che in Italia ci sia ancora resistenza all’adozione di questi strumenti?

«È una questione culturale, prima che tecnologica. In Italia abbiamo il culto del “sacrificio” e della “fatica” come valori assoluti. “Se non soffri, non stai lavorando abbastanza.” “Il vero imprenditore è in ufficio 7 giorni su 7.” “Ci vuole sangue, sudore e lacrime per avere successo.” Sono tutte sciocchezze. O meglio, sono narrazioni utili in un’economia industriale del secolo scorso, NON nell’economia della conoscenza di oggi.

Poi c’è la paura dell’ignoto. L’automazione richiede di cambiare il modo di pensare al proprio business, di rivedere processi consolidati, di imparare nuove competenze. È più comodo continuare a fare “come si è sempre fatto”, anche se questo significa lavorare il doppio per guadagnare la metà.

C’è anche una questione di ego. Molti imprenditori credono di essere insostituibili. “Solo io posso farlo bene”. “I clienti vogliono parlare con me”. Spesso è solo una forma di auto-sabotaggio che impedisce al business di crescere.

Infine, c’è un problema di priorità. Gli imprenditori italiani sono così presi dall’operatività quotidiana che non riescono a sollevare la testa e pensare strategicamente. È il classico caso di “troppo occupati a tagliare alberi per affilare la sega” Un vero peccato.».

8. Dove vedi l’automazione nei prossimi cinque anni? Quali nuove tecnologie potranno migliorare ulteriormente la qualità della vita dei professionisti?

«Nei prossimi anni l’automazione entrerà in una nuova fase: passeremo dall’automatizzare compiti specifici all’automatizzare interi processi decisionali. L’IA non si limiterà a eseguire, ma inizierà “a pensare”. Immagina un sistema che non solo risponda alle email, ma comprenda il contesto del tuo business, proponga strategie, identifichi opportunità e minacce prima che tu lo faccia. Non sarà più solo un assistente, ma un vero partner strategico.

Vedremo anche l’integrazione sempre più profonda tra mondo fisico e digitale. I sistemi di automazione non gestiranno solo dati e comunicazioni, ma interagiranno con spazi fisici, eventi, prodotti tangibili. Le interfacce diventeranno sempre più naturali e intuitive. Basta con i pannelli di controllo complicati e i codici da imparare. Parlerai con i tuoi sistemi come parli con un collega.

La personalizzazione raggiungerà livelli mai visti. Non ci saranno più messaggi generici o sequenze standard, ma comunicazioni perfettamente calibrate sul singolo individuo, basate non solo sui suoi dati ma sul suo comportamento e persino sul suo stato emotivo. Ma la vera rivoluzione? L’automazione diventerà così integrata e invisibile che smetteremo di chiamarla “automazione”. Sarà semplicemente il modo in cui il lavoro viene fatto.

In questo scenario, il vantaggio andrà a chi sa combinare l’efficienza dell’automazione con l’unicità della creatività umana. Le macchine gestiranno i processi, gli umani porteranno visione e innovazione.

Ed è su questa combinazione che stiamo costruendo il futuro di AutomatiKing».

9. AutomatiKing non è solo un’azienda di servizi, ma anche un’accademia. Quali sono i percorsi formativi più richiesti dai vostri clienti?

«I nostri clienti hanno fame di conoscenza pratica, non di teoria. Non vogliono corsi di 2 anni, vogliono soluzioni concrete che possano implementare lunedì mattina. La vera superstar dei nostri percorsi formativi è senza dubbio il Summit delle Automazioni. È un evento online completo che racchiude tutto ciò che un professionista o imprenditore deve sapere per mettere DAVVERO il pilota automatico al proprio business. Non è il classico corso teorico pieno di slide – è un vero e proprio per-corso operativo dove si lavora sul serio e si incassa sul serio.

Subito dopo abbiamo i corsi in Academy, in primis i percorsi dedicati al tema di “vendita automatica” che spopolano perché, diciamocelo, avere un sistema che acquisisce clienti mentre dormi è il sogno di ogni imprenditore con un minimo di sale in zucca.

Anche i corsi di e-mail marketing vanno fortissimo. Le e-mail rimangono lo strumento con il ROI più alto in assoluto, ma il 90% delle aziende le usa ancora come se fossimo nel 1999. Quando mostri i veri potenziali della segmentazione e personalizzazione automatica, rimangono a bocca aperta.

Grande richiesta anche per tutto ciò che ruota attorno al CRM e all’automazione dei processi. Gli imprenditori hanno finalmente capito che passare le giornate a inseguire clienti e collaboratori è un suicidio imprenditoriale.

Ma il vero segreto dei nostri corsi? Non vendiamo informazioni, vendiamo trasformazioni. Supporto continuo, community attiva, implementazione guidata passo dopo passo. Niente “ecco il PDF, buona fortuna”. E questo fa tutta la differenza del mondo».

10. Un consiglio per chi vuole iniziare oggi: se un imprenditore o un professionista volesse iniziare a delegare e automatizzare subito, quale sarebbe il primo passo da fare?

«Il primo passo non è tecnologico, è mentale: devi accettare che il tuo tempo vale più di quanto pensi.

Ti faccio fare un esercizio. Prendi il tuo fatturato annuale e dividilo per le ore che lavori effettivamente. Quello è il valore minimo della tua ora. Ora chiediti: tutto ciò che fai quotidianamente vale davvero quel prezzo?

Rispondere a e-mail generiche? Aggiornare i social? Formattare documenti? Fissare appuntamenti? Sono tutte attività che potresti automatizzare per una frazione del costo della tua ora.

Il secondo passo è analizzare come spendi il tuo tempo. Per una settimana, annota ogni singola attività che svolgi e quanto tempo ci dedichi. Ti garantisco che resterai scioccato da quante ore sprechi in attività a basso valore.

Il terzo passo è identificare i tuoi “quick win”. Quali sono le attività ripetitive che ti portano via più tempo? Quali hanno il rapporto più alto tra tempo impiegato e valore generato?

Inizia ad automatizzare da quelle. E nel dubbio, inizia dall’automazione del processo di acquisizione clienti. È l’area che ha il ROI più immediato e tangibile. Un buon funnel di lead generation può letteralmente trasformare il tuo business dall’oggi al domani.

Ma ricorda: l’automazione è un viaggio, non una destinazione. Non devi fare tutto subito. Inizia con piccoli passi, misura i risultati, celebra i successi e poi passa al prossimo livello. E se ti serve una mano, fammi un fischio».